ハイブリットウェビナー の場合には、開催前にいつも以上に準備が必要になります。今回はオンライン＋オフライン同時開催のウェビナーの前に必要な準備についてご紹介します。
オンライン・オフラインの参加者を分ける
参加申し込みの段階で、事前にオンライン参加者とオフライン参加者を分けて把握しておくことが大切です。例えば、登録の際の質問項目に登録フォームで選択させたり、参加を促すメルマガを送信する際には事前にオフラインで招きたいお客様は選定をしておいたり、あるいはオフラインでの参加のみ有料にして価格を変えたりなど、イベントの開催目的に沿って様々な方法がります。気を付けるべき点としては、参加者がオンラインもオフラインも両方参加したい場合に、2度登録を行う必要が出てきてしまうと離脱ポイントとなってしまうため、細かい部分まで気を配るようにしましょう。
メール配信の際に2通りの文面を考える
参加者がイベントの参加登録をフォーム上で完了させる際には、必ず自動的に完了メールを配信できたらいいですよね。ただオンライン開催・オフライン開催のどちらかだった時のように、文面を統一してしまっては、当日の参加方法が違うのにも関わらず、行き届いてない企業だなと思われてしまいます。無料ツールなどを利用すると、これが実装されていないケースが多くありますので、配信するメールの文面には、イベントの概要はもちろん、当日の参加方法などを細かく記載していきましょう。また開催が近くなってきた際にはリマインドメールを参加登録者に対して配信します。その際にオフラインオンラインを出し分けて送信できるようなメール配信機能が備わっているツールを吟味してから利用することをおすすめします。
それぞれの参加証を用意する
当日の参加証を作成する際には、オフライン会場の受付に持参することで会場に入ることができる参加証と、オンライン参加する際に使用できるものをそれぞれ用意するようにしましょう。またオフラインの参加者は、QRコードでの読み取りや、事前に自身で印刷できる参加証にすることをおすすめします。オフラインの参加証には参加者が事前に登録した講演のタイトルや時間が記載されていると、当日首から下げて会場を歩く際などに主催者にとっても参加者にとってもわかりやすいガイドとなります。
