ハイブリッドセミナーを成功させるためには、必ず抑えておくべきポイントがあります。
①オフラインとオンラインの参加者両方を意識した内容/進行にする
オフラインとオンラインの参加者両方を意識した内容/進行にしなくてはなりません。例えば、オフラインの参加者もパネラーの表情が見えるよう、会場には大きなモニターを設置しオンラインでの映像を流したりすると、両方とも時差を少なくした状態でセミナーをスムーズに進めていくことができます。また、事前にオフラインとオンライン両方の参加者に質疑応答の時間を設け、全員が参加できるようグループワークを導入するなど、オンライン参加者でも同じ温度感を感じられる工夫をするのもおすすめです。
②当日のトラブル回避のため事前テストを行う
会場側や参加者側のインターネット速度が不十分であったために、途中で通信が切れたり、音が途切れ途切れになったり、画像がカクカクしてしまうようなトラブルが多々あります。会場のインターネット速度は事前に調べて、できる限り当日と同じ時間帯や状況で事前に接続テストを行うことをおすすめします。テストの際に既に回線が不安定だと感じた場合には、カメラの画素数を減らしたり、スライドのデータの重さを軽くしたり、独自で強度の強いwifiを借りてくるようにしましょう。また、より安定した接続を維持するためには、無線LANでなく有線LANでの接続をおすすめしてます。当日は、参加者のインターネットが原因で接続の不具合が起きる場合もあるため、事前に推奨のネット環境をアナウンスしておくことも重要です。
③当日のトラブル対応策を把握しておく
オンライン聴講者側で、「途中で映像が止まった」「Zoomに入室できない」「再入室できない」「音が途切れる」などのトラブルが考えられます。その場合は誰がどのような手段で連絡を受け、どのように対応するのかマニュアルを決め、メンバー内で共有しておきましょう。また同じようにオフラインの現場でも「遅れて入室してきた」「体調が悪くなった」などの予想されるトラブルをリスト化し、その代には誰がどのように対応するのかマニュアルを作成しておきます。事前にオフライン/オンラインそれぞれで起こりそうなリスクを洗い出しておき、それが起きた際にも対応できるようにしておくことが焦らずに対応できる秘訣になります。
