いよいよウェビナー のみならず、オフラインでの開催も含めたハイブリットイベントの開催を検討している企業も少なくないのではないでしょうか。今回は、ハイブリットイベントの開催までの手順を徹底解説します。
【チェック１】概要を整理する
ハイブリットイベントといっても、オンラインとオフラインのどちらに比重を置くかは決める必要があります。それを決めた上で、イベントの概要を整理しましょう。双方の参加者が参加しやすくする工夫や、当日の流れなど、イベントの目的に沿った形で決めていきます。
【チェック２】オフラインでのイベント会場をおさえる
自社でイベントを開催するスペースがあれば、費用を掛けずに開催することも可能ですが、ない場合にはオフラインイベントの会場手配が必要となります。ハイブリットイベントの場合には、オンラインイベントのみの場合と比較して時間とコストがかかります。余裕をもってスケジュールをたて、準備するようにしましょう。
【チェック３】配信の準備をする
オンラインイベントの開催には、配信ツールや撮影機材、通信環境などの確認/手配が必要となります。イベント会場や使用ツールが決まったら、機材やインターネット環境など配信に適した環境があるかを確認しましょう。ハイブリットイベントに慣れてない場合には、この時点で外注できる業者をあたってみてもいいかと思います。早めの段階で事前にもろもろ確認をしておきましょう。
【チェック４】集客と申し込み受付を行う
概要が固まったら、参加者の募集を行います。申し込みをした方には、適切なタイミングでリアルイベントの会場案内や参加方法、オンラインの場合は配信用のURLやパスワードなどの共有していきます。初めて参加される方のことも考慮し、それぞれの参加方法や手順などを念入りに説明しておきましょう。
【チェック５】リハーサルを行う
開催直前にはチームメンバーでリハーサルを行います。この時に本番で慌てないためにもPCや音声、映像といった通信機器の動作確認や、各々の役割分担や動作のタイミングなども入念にチェックしておきましょう。オンラインとオフラインのメンバー全体で、何かあった際の連絡方法などを確認し、思わぬミスが生じないように気を付けましょう。
【チェック６】参加者へのリマインドを行う
イベント開催日が近づいてきたら、参加者に対してリマインドを行います。一週間前や前日など、何回かに分けてリマインドするようにしましょう。
