コロナ渦が安定しはじめてきた昨今、リアルセミナーとオンラインウェビナーの同時開催は、現在注目されているセミナースタイルの一つです。今回はそんなハイブリットウェビナーを成功させるためにこれだけは気を付けるべき3つのことについてご紹介します。
【１】トラブルへの対応策を事前にチームで共有しておく
オンラインの視聴者の中には「Zoomにログインできない」「音声が聞こえない」「映像が止まった」「再ログインできない」等のトラブルが予想されます。そのような事が起きた際には、「チームの中の誰がチャットや電話などどのような手段で連絡を受け、どのように対応するのか」を具体的にマニュアルとして決め、運営サイドで共有しておきましょう。同様に、オフラインの参加者の中での「遅れて入室してきた」「体調不良で倒れた」「パネラーと連絡がとれない」等の予想されるトラブルもリスト化し、こちらもマニュアルを作成しチーム全員で把握しておきましょう。
【２】事前に接続テストを行う
オフライン側やオンライン側のインターネット速度が不安定だったために、途中で通信が切れたり、音声が途切れ途切れになったり、画像が止まってしまうようなトラブルが多々あります。会場でのインターネット速度は事前に調べておき、当日と同じセッティングで事前に接続テストを行っておくようにしましょう。事前確認の際に不安定な場合には、カメラの画素数を減らしたり、オンライン参加者のカメラをオフにして送信データを減らしたりして工夫をしましょう。また、安定した接続を維持するためには、無線LANでなく有線LANでの接続を使用しましょう。また事前にオンライン参加者側の推奨のネット環境をアナウンスしておくと安心です。また、オンライン側のフォローはばっちりできていたが、オフライン会場でのプロジェクターが表示できていなかったというトラブルもよく聞きます。当日会場をセッティングした後には、必ず画面共有とプロジェクトの投影が同時にできるか等もしっかりと確認しておきましょう。
【３】オンラインとオフラインの両方を意識する
ハイブリッド型ウェビナーでは、オンラインとオフラインの両方を意識する必要があります。例えば、パネラーがオンライン参加者の表情も見えるよう、大きなモニターを会場に設置すると視聴者の反応がわかりやすく、スムーズに進めやすかったり、事前にオフライン参加者と同じようにオンライン参加者に質疑応答の時間を設けておき、全員で参加できるようグループワークを導入するなど、オンライン/オフライン全体で一体感を感じられる工夫を考えておくとより良いウェビナーになります。
