議事録を補足するため、ショートカット一つで録画を開始する
テレワークが広まる中、社内外でオンラインミーティングを実施する機会が増えてきました。中でも、Zoomは優れたツールであり、いくつかの工夫をするだけで、より効率的にミーティングが開催できるようになります。全社員がテレワークを行っている米国のGroove社が、Zoomを使ってオンラインミーティングを開催する際に便利な機能について紹介しています。
Zoomの録画機能は極めて有用です。重要な商談や、社員同士の面談でも、会議中に議事録をとることなく、会話に集中できるのが大きな利点と言えます。ショートカットを使えば、Alt+Rボタンで録画開始、Alt+Pで録画停止が容易に行えます。
外見の補正や、ミーティング参加時の挙動など、詳細なビデオ・オーディオ設定がある
社外との打ち合わせを繰り返していると、相手の名前を画面に表示しておいた方が、会話がスムーズになります。その場合、ビデオ設定の中から「ビデオに参加者の名前を常に表示します」をオンにしておくと良いでしょう。
また、自身がオンラインミーティングに参加する際に、音声や映像を有効、あるいは無効にしておきたい場合があります。ビデオ設定の「ミーティングに参加する際、ビデオをオフにする」や、オーディオ設定の「ミーティング参加時は常にマイクをミュート」から設定が可能です。
ビデオ設定に関して、映像の質を改善したい場合、「外見を補正する」の設定が有効です。フィルター加工されたかのように、人物の見栄えがより良くなります。
チャットツールやカレンダーとZoomが連携できる
チャットツールSlackを使用している際は、Zoomとの連携が便利です。オンラインミーティングを立ち上げたり、打ち合わせのリマインダーを送ったりする機能が提供されています。「/zoom」のコマンドを入力すると、利用可能なオプションが表示されます。
さらに、他のツールとの連携を行いたい場合、Zapierというツールが連携機能を担ってくれます。Googleカレンダー等のスケジュール機能とZoomを連携させ、会議予約にZoomリンクを添付することもできます。
まとめ
Zoomは容易に使える機能で、多くの企業で利用が進んでいます。社内外とのオンラインミーティングで賢くZoomを活用し、効果的なコミュニケーションをとるようにしましょう。
参考資料
