「ミーティング」「ウェビナー」いずれの場合もユーザーの登録機能は必須
Zoomで多数のユーザーとオンライン会議を行う場合、通常の設定に加え、セキュリティを強化する必要があります。サンフランシスコ州立大学が推奨されるZoomの設定を公開しています。
Zoomでは「ミーティング」と「ウェビナー」という2種類のオンライン会議を作成できます。いずれの場合でも、大規模な会議を催すには登録機能が必須です。参加者は会議に登録すると、会議のパスワードを含むログイン情報が自動的に送付されます。また、参加者が会議に入ると、登録時に入力した氏名がZoomに表示されるのもセキュリティ上の利点になります。
「ミーティング」では待機室を活用し、開始時にはミュートにしておく
Zoomの「ミーティング」では会議予約の段階でいくつかのセキュリティ設定が可能です。まず、多数のユーザーが同時に参加し始めた際に音声の問題を発生させないよう「開始時にミュート」を設定しておくことが推奨されます。また、準備ができてから入室を許可するよう「待機室」の利用も有効です。
大規模なミーティングでは、会議を円滑に進めるため「ホストの前に参加」を無効にする設定が望ましいとされます。同様に、「自動記録」は無効にしておき、参加者全員が同意してから録画を開始する設定にします。
ウェビナーではQ&A機能や実践セッションを活用する
Zoomの「ウェビナー」ではより多くのユーザーが参加可能で、発言や画面共有をパネリストに限定することができます。ウェビナーでは、「Q&A機能」や「認証されているユーザーしかミーティングに参加できません」を有効にする設定が推奨されます。さらに、予行演習を行うには「実践セッション」が使用可能です。
Zoomではホストが設定を行いますが、大規模な会議では複数のユーザーにホストの権限を持たせるようにします。会議が円滑に進行するよう、複数のホストが協力してZoomの設定を行えるからです
まとめ
Zoomでは「ミーティング」と「ウェビナー」で多くの設定が共通しています。しかし、その使い方にはいくつかの違いがあるので、その設定方法をよく理解し、安全にZoomを活用するようにしましょう。
参考資料
https://athelp.sfsu.edu/hc/en-us/articles/360047702074-Recommendations-for-large-Zoom-meetings-and-webinars
著者：Takayuki Sato
