Zoom内のホワイトボード機能を活用し、共有した画面で議論を深める
テレワークの普及によりZoom等を使ったオンライン会議の必要性が高まりました。各参加者がツールを快適に使えるかどうかが、日々の生産性へ大きく影響します。オンラインメディアDignitedが、Zoomのユーザー体験を向上させるためのヒントについて解説しています。
オフィス環境ではホワイトボードに書き込んでブレインストーミング等を進めるのが一般的ですが、Zoomにも同様の機能が提供されています。「画面の共有」オプションから「ホワイトボード」を選択すると、画面上に表示されるホワイトボードに書き込みができるので、アイデアを可視化するのに便利です。
ファイルやクラウドストレージのリンクを共有し、補足資料を配布する
会議の参加者は、会議が始まる少し前にリマインダーを受け取るのを希望することがあり、この通知を行うと参加率が向上する可能性があります。「一般」の設定から「ミーティングリマインダー」の機能をオンにして、会議の何分前に通知をするかを確認します。
会議の最中に補足資料を配布したい場合は、Zoomのチャット機能の中からファイルの共有が行えます。端末に保存されたファイルを選択する以外にも、DropboxやGoogleドライブにあるファイルを共有する方法もあります。
意図しない雑音が聞こえる場合、該当のユーザーをミュートできる
会議では一人ずつ発言する必要があるので、他の参加者はミュートの設定にし、周囲の雑音等が入らないようにしておくことが推奨されます。参加者自身がミュートにしなくても、「参加者」のリストから他の参加者をミュートする機能が提供されています。本人が気づかないまま、音声が伝わってしまっている場合などにも有効です。
会議を開始した後に、まだ参加していない人を呼んだり、他の人を会議に加えたりしたいケースでは、開催中のZoom会議に他のユーザーを招待する方法が利用できます。「参加者」または「参加者の管理」のオプションから「招待」を選択すると、任意のメールクライアントから、自動的に招待メールが送信可能です。
まとめ
上記のヒントの他にも、Zoomの背景画像を変えるなど、ユーザー体験を向上させる様々な機能が知られています。オンライン会議の頻度は、これまでに無いほど増えているので、使い勝手を向上させるよう、ノウハウを蓄積させていきましょう。
参考資料
