そろそろリアルとオンラインを両立セミナーにチャレンジしようという企業の担当者様の増えてきているのではないでしょうか。今回は、ハイブリットセミナー実施前の準備手順について細かくご説明します。
①目的/概要/日程を決める
まず、ハイブリッド型ウェビナーを開催する目的と概要を決めます。その際には内容がブレないよう、ターゲット層も設定することをおすすめします。目的と概要に沿って予算が組めたら、パネラー等を選定する上での日程の候補を挙げ決定します。
②配信方法と配信ツールを決める
ハイブリッド型ウェビナーの配信方法は、大きく分けて一方向おと双方向とオンデマンド配信の3種類があります。どれにするかによって配信用ツールが異なる場合がありますので、やりたい内容に沿ってツールを決定しましょう。
③詳細スケジュールとチーム内の役割を決める
当日のタイムスケジュールとチーム内の役割を決めましょう。タイムスケジュールの詳細はウェビナーによって異なりますが、大体は「リハーサル→ツールの操作方法など注意点のアナウンス→開会の言葉→パネラーの紹介→ウェビナー本番→閉会の言葉→アンケートの案内」になります。必要な人員としては、オフライン会場の運営では司会、プロジェクター係、照明係、マイク・音響係、受付、会場案内、準備係等、オンライン運営では配信責任者、オンライン参加者のためのトラブル対応係、カメラマン等の役割がそれぞれ必要になります。
④会場を予約する
配信会場を選ぶ際には、キャパの他に、安定したインターネット環境がありカメラや照明を設置するスペースがあるかどうかも確認しましょう。
⑤参加者を集客する
ハイブリッド型講演では、参加者の募集方法もオフラインとオンラインでそれぞれ行った方が効果的と言われています。オフライン会場の付近ではポスターやチラシ、オンラインではSNS、メール、自社サイト、Web広告、セミナーのポータルサイト等で募集しましょう。
⑥配信機材や資料を準備する
マイク、外付けカメラ、当日使用する資料等、オフライン会場が広ければ広いほど、カバーすべき機材やわかりやすい資料が必要になります。参加者がストレスを感じずに視聴できる環境を準備にましょう。
⑦オンライン/オフライン参加者それぞれにリマインド通知する
開催日前には、それぞれ具体的な参加方法を案内した開催要項を通知します。内容が異なる2種類の内容を用意する必要がありますので注意しましょう。
