参加者をブレイクアウトルームに振り分けるのはホストの権限
Zoomにはブレイクアウトルームと呼ばれる機能があり、オンライン会議の参加者を複数の仮想的な部屋へ分けることが可能です。小規模なグループで話し合いを行ってから、メインの会議に戻るといった使い方が想定されています。オンラインイベントの開催方法について解説するWebサイトであるSkills from webでは、ブレイクアウトルームを使う上でのヒントが解説されました。
ブレイクアウトルームの設定はホスト（主催者）にしかできないという点は注意する必要があります。共同ホストやその他の参加者にはブレイクアウトルームが作成できません。また、ブレイクアウトルームには、ランダムに参加者を振り分ける方法と、任意の参加者を割り当てる方法があります。Zoomアカウントを保持している参加者であれば、ミーティング開始前に振り分けを行うことも可能です。
ホストと共同ホストが運営に関するブレイクアウトルームを作成すると便利
ブレイクアウトルームに参加者が移動する前には、どのような話し合いを行うのか、どのくらいの時間を費やすか、といった点を明確にするべきです。ホストや共同ホストはブレイクアウトルーム間を移動し、会話に参加することもできます。また、全てのブレイクアウトルームにメッセージを一斉送信する機能もあり、コミュニケーションを円滑化できます。
ホストと共同ホストが連携して運営している場合、ホスト用のブレイクアウトルームを作成する方法が推奨されます。会議を運営する上で起きた問題を、参加者とは別に、話し合うことができるからです。
ブレイクアウトルームは録画機能が使えない点には注意
ブレイクアウトルームを用いる注意点としては、ホストがブレイクアウトルームにいると、待機室に入った新しい参加者の入場を許可できないという点です。参加の許可を行うには、ホストがブレイクアウトルームを離れ、メインの会議室に入っている必要があります。
Zoomには録画機能がありますが、ブレイクアウトルームの様子は録画できません。録画したい場合は、メインの会議に限定しなければなりません。
ブレイクアウトルームを終了する際には、原則的に60秒間のタイマーが参加者に表示されます。個々のブレイクアウトルームでの会話を終了させ、メインの会議室に戻るための準備を進める時間となっています。
まとめ
Zoomのブレイクアウトルームは、参加者を小規模グループに分け、個別の議論を進めるのに適したツールです。その進め方を事前に参加者と共有し、効率的な会話を進めるようにしましょう。
参考資料
