昨今ハイブリットウェビナー と呼ばれる、オンラインとオフラインの同時開催が多くなってきています。今回は、ハイブリットウェビナーを実施する際の運営のコツについてご紹介します。
【１】オフラインとオンライン間の交流の活性化を図る
オフラインの会場の場合には、パネラーに質問をしたり、参加者同士の交流を簡単に行うことができます。しかしオンライン参加の場合は交流が一方通行になってしまう傾向について考えておく必要があります。事前にオンライン・オフライン参加者ともに、イベントの一体感が出るような交流の工夫をしておきましょう。
例えば生中継と共に誰でも気軽に書き込めるようなLive掲示板を導入しておくことで、参加方法に関わらず掲示板に質問やコメントを集約することができ、主催者のみならず全ての参加者が閲覧でき、一体感が生まれます。
【２】配信体制を整える
オフラインとオンラインの同時配信を実施する際は、両方の環境において音声や登壇者の様子がしっかりと届いていることを確認することがとても重要になってきます。よくあるトラブルとしては、「会場のネットワークが不安定で、映像が途切れる」「オフラインの会場で音声がハウリングする」「オンライン側では音声が聞き辛い」「撮影の際の画角がおかしい」などがあります。スムーズな運営を行うためには、「オンライン・リアル会場両方におけるリハーサルの確認」「会場のインフラ整備およびバックアップ体制の整理」「当日は配信を録画する」などの事前確認が必要になります。
【３】配信のオペレーションをシンプルにする
当日何人もの人がオペレーションに関わる場合には、レギュレーションをシンプルにすることが必要です。そのためには「パネラーの映像は配信PCと別の端末から画面共有で共有する」などの対策をしましょう。パネラーの映像を別の端末から画面共有するようにすれば、配信の座組みは簡単になります。またもし本当にバタバタしてしまいそうな時には「オンラインパネラーの映像で必ず抑えたい部分は、生配信ではなく事前録画にして流す」などの方法もあります。オフライン登壇者の映像を録画にすれば、事前のリハーサルを入念に行うことができ、ハウリングも防ぐことができます。どうしても全てを生配信したいというこだわりを持たずに、事前収録で対応する箇所を入れることで、当日失敗するリスクが減り、ハイブリッド型のイベントの難易度を下げられるようになります。
